10 Tipps gegen Aufschieberitis

Wieso zögern wir?
Weshalb schieben wir manche Dinge auf die lange Bank?
Warum vermeiden wir es manchmal etwas zu tun, obwohl wir doch wissen, dass wir längst anfangen sollten?

Prokrastination – das Aufschieben von Aufgaben – entsteht durch unsere Gefühle. Ist eine Aufgabe angenehm? Wenn nicht – wenn wir etwas unterschwellig als unangenehm bewerten, entsteht ein negatives Gefühl. Wenn wir uns dann selbst auch noch unter Druck setzen, dass wir die Aufgabe tun müssen, wird das unangenehme Gefühl immer stärker. Aus einer Mücke kann so ein Elefant entstehen. Je mehr wir eine Aufgabe ablehnen, umso mehr versuchen wir, die Aufgabe zu vermeiden und desto wahrscheinlicher ist es, dass wir sie hinauszögern.

 

Merkmale von Aufschieberitis-Aufgaben

Aufgaben, die wir vor uns herschieben, haben mehrere gemeinsame Charakteristika. Typische Merkmale von Aufschieberitis-Aufgaben, sind folgende:

Aufschiebe-Aufgaben sind:

  • langweilig
  • frustrierend
  • schwierig
  • haben fehlende persönliche Bedeutung und intrinsische Belohnungen
  • mehrdeutig (man weiß nicht, wie man das macht)
  • wirken unstrukturiert
  • erscheinen sinnlos
  • haben fehlenden Endtermin
  • haben kein Commitment gegenüber anderen

Je mehr negative Gefühle wir einer Aufgabe gegenüber hegen, desto wahrscheinlicher ist es, dass wir sie aufschieben. Die Summe mehrerer negativer Attribute macht es also umso schwieriger, die Sache in Angriff zu nehmen.

Wohlfühlen statt Handeln

Hinzu kommt, dass wir oft lieber kurzfristig unsere Stimmung anheben wollen. Schnell besser drauf zu sein, hat Priorität. Wir wollen raus aus der negativen Stimmung, um uns besser zu fühlen. Also verschieben wir die unangenehme Aufgabe wieder auf einen anderen Tag. Und schon fühlen wir uns etwas besser – wenn nur das schlechte Gewissen nicht wäre!

 

10 Tipps gegen Prokrastination

Leider gibt es keine Wunderformel gegen das Aufschieben. Doch die gute Nachricht: Es gibt wirksame Strategien, um mehr zu schaffen und weniger aufzuschieben.

1. Die Eigenschaften einer Aufgabe herausfinden und sie ändern

Aufgeschobene Aufgaben basieren in der Regel auf einer Kombination von Eigenschaften wie langweilig, frustrierend, schwierig, sinnlos, mehrdeutig und unstrukturiert.

Finden Sie heraus, welche dieser Eigenschaften es genau ist, die sie an einer Aufgabe unangenehm finden. Wie? Schreiben Sie Ihre Gedanken einfach auf ein Blatt Papier. Schreiben Sie schonungslos ehrlich auf, was Sie an der Aufgabe nicht leiden können. Diese Erkenntnis ist bereits sehr wertvoll. Im zweiten Schritt können Sie diese Merkmale annehmen und sie abändern, mit dem Ziel, dass die Aufgabe für Sie attraktiver wird.

Langweilig? Starten Sie eine Challenge!

Suchen Sie sich zum Beispiel eine Aufgabe aus, die langweilig und frustrierend ist. Ihr innerer Dialog lautet wahrscheinlich: „Das ist dermaßen langweilig und absolut frustrierend!“ Machen Sie jetzt eine kleine Challenge daraus: Wie können Sie die Aufgabe interessanter machen? Überlegen Sie sich beispielsweise: „Wie viele dieser langweiligen Aufgaben kann ich in 20 Minuten erledigen?“ So entsteht eine Challenge – und das macht die Sache plötzlich interessanter und weniger langweilig und frustrierend.

Schwierig? Machen Sie konkrete Aufgaben daraus!

Wie können Sie Ihre Aufgaben weniger schwierig, bedeutungslos, mehrdeutig und unstrukturiert machen? Machen Sie Aufgaben leichter anpackbar. Überlegen Sie, welche Schritte die Aufgabe im Einzelnen beinhaltet und schreiben Sie diese kleineren Aufgaben auf Ihre Liste. Beispielsweise ist die Aufgabe „Website erstellen“ viel zu groß und unstrukturiert. Welche Schritte beinhaltet dies? Nehmen wir an, um eine Website zu erstellen, brauchen Sie folgende Einzelaufgaben: Recherche, Namen festlegen, Domain anmelden, Template auswählen, Template einrichten, Struktur festlegen, Content erstellen, Grafik… und schon haben Sie kleinere Einzelaufgaben, die gut machbar abzuarbeiten sind.

Analysieren Sie die Merkmale!

Beim nächsten Mal, wenn Sie sich selbst beim Aufschieben ertappen, verwenden Sie Ihr Aufschieben als Auslöser, um die Merkmale der Aufgabe zu reflektieren. Schreiben Sie die Gründe einfach mal auf. Überleben Sie, wie Sie diese Sache wirklich ehrlich bewerten. Ist die Aufgabe langweilig? Unstrukturiert? Oder schwierig? Dann entscheiden Sie, wie sie anders damit umgehen können.

 

2. Verstehen Sie die Art und Weise, wie Ihr Gehirn auf „kognitive Dissonanz“ reagiert.

Wann immer Sie erkennen, dass Sie etwas tun sollten, es aber nicht machen (Psychologen nennen diese Trennung zwischen Handlungen und Überzeugungen „kognitive Dissonanz“), können Sie auf eine von mehreren Arten reagieren, um sich besser zu fühlen.

Typische unproduktive Tätigkeiten, die Menschen ausführen, wenn sie prokrastinieren:

  1. Sich ablenken lassen und über andere Dinge nachdenken.
  2. Vergessen, was sie zu tun haben, entweder aktiv oder passiv (meist bei unwichtigen Aufgaben).
  3. Die Bedeutung dessen, was zu tun ist, herunterspielen.
  4. Sich selbst bestätigen, d.h. sich auf andere Werte und Qualitäten konzentrieren, die das Selbstbewusstsein festigen werden.
  5. Die Verantwortung ablehnen, sich von dem distanzieren, was man zu tun hat.
  6. Suche nach neuen Informationen, die das Aufschieben unterstützen (z. B. sich zu sagen, dass Sie im Internet noch Informationen suchen müssen, bevor Sie beginnen).

Die bestmögliche Reaktion auf kognitive Dissonanz, ist Ihr Verhalten zu ändern und einfach anzufangen. Doch das ist oft viel einfacher gesagt als getan.

Merken Sie, wodurch Sie etwas aufschieben?

Um gegen dieses Verhalten gegenzusteuern, ist es erstmal wichtig, zu bemerken, dass Sie gerade prokrastinieren. Der zweite Schritt ist echte Selbsterkenntnis. Schreiben Sie auf, was Sie sagen oder tun, um Ihr Aufschieben zu rechtfertigen. Analysieren Sie, welche Ausreden Sie verwenden. Wenn Sie hier klar sind, können Sie auf Ihr Verhalten anders reagieren.

 

3. Begrenzen Sie den Zeitaufwand.

Eine wirkungsvolle Taktik ist es, die Zeit, die man für etwas aufwendet zu begrenzen. Sagen Sie sich: „Ich arbeite jetzt an dem Angebot und habe zwanzig Minuten Zeit dafür. Mehr nicht.“ Und so machen Sie es: Nehmen Sie sich zwanzig Minuten Zeit. Stellen Sie einen Timer. Und nutzen Sie die Zeit optimal. Und: Tun Sie es.

Die Zeit für eine Aufgabe zu begrenzen, macht die Aufgabe unterhaltsamer, strukturierter, weniger frustrierend und schwierig. Warum? Das Ende ist immer in Sicht!

Diese Methode hat auch enorme Produktivitätsvorteile. Wenn Sie eine Zeitbegrenzung setzen und genau festlegen, wie viel Zeit Sie mit etwas verbringen, anstatt mehr Zeit auf das Problem zu verwenden, zwingen Sie sich selbst, mehr Energie in weniger Zeit in die Sache hineinzustecken. Das wird Sie viel produktiver machen.


4. Seien Sie nett zu sich selbst.

Haben Sie schon einmal Ihre Gedanken während des Aufschiebens beobachtet? Völlig unbewusst schleichen sich negative Selbstgespräche ein: „Das kann ich nicht… Das wird ja doch nichts… Das ist doch nicht so wichtig…“

Doch diese Gedanken sind vollkommen kontraproduktiv.

Wir haben am Tag 200.000 Gedanken. Tatsächlich sind 80 % der Gedanken, die uns durch den Kopf gehen, negativ. Achten Sie mal darauf, wie Sie mit sich sprechen, wenn Sie gerade etwas vor sich herschieben.

Beginnen Sie damit, sich selbst zu motivieren. Loben Sie sich, wenn Sie etwas gut geschafft haben. Auch wenn es sich zunächst seltsam anfühlt, sagen Sie sich positive Worte. Wenn Sie zum Beispiel eine Mail bearbeitet haben, sagen Sie sich: „Super! Du hast es geschafft! Du hast diese E-Mail beantwortet!“

 

5. Fangen Sie einfach an!

Menschen schätzen in der Regel die Motivation als zu hoch ein, die notwendig ist, um etwas zu tun. Denn tatsächlich brauchen wir nur genügend Motivation, um loszulegen.

Ein Beispiel:

Wenn Sie im Fitnessstudio trainieren wollen, müssen Sie nicht motiviert sein, um eine ganze Stunde durchzuziehen. Es reicht, wenn Sie für die ersten 10 Minuten motiviert sind, die Sie benötigen, um Ihre Sportsachen zu packen und zum Fitnessstudio zu fahren. Sobald Sie im Sportstudio angekommen sind, werden Sie immer trainieren.

Um Ihren Keller aufzuräumen, müssen Sie nicht den ganzen Nachmittag lang motiviert sein; Sie müssen nur für die fünf Minuten motiviert sein, die Sie brauchen, um von dem, was Sie jetzt tun, auf den Anfang zu wechseln.

Um in einem kalten Pool schwimmen zu gehen, müssen Sie nicht für Ihr gesamtes Schwimmen motiviert sein; Sie müssen nur für die ersten 30 Sekunden motiviert sein, in denen Sie ins Wasser steigen und beginnen zu schwimmen.

Der wichtigste Tipp lautet daher: Legen Sie einfach los! Sobald wir mit einer Aufgabe beginnen, ist sie selten so schlimm, wie wir denken. In dem Moment, in dem Sie mit etwas beginnen, ändern sich Ihre „Zuschreibungen der Aufgabe“ und das, was Sie über sich selbst denken.

Achtung:

Typische Gedanken beim Aufschieben sind Aussagen wie:

  • „Heute habe ich keine Lust. Ich warte auf morgen, denn dann werde ich mich mehr danach fühlen“,
  • „Ich arbeite besser unter Druck“,
  • „Es bleibt noch viel Zeit“,
  • „Ich kann das heute Abend in ein paar Stunden schnell machen“.

Jeder dieser Gedanken ist ein klares Signal dafür, das wir unnötigerweise etwas aufschieben. Nehmen Sie diese Sätze als Marker – und reagieren Sie darauf, indem Sie dennoch einfach anfangen mit der Aufgabe.

 

6. Kosten der Aufschieberitis auflisten

Die Kosten für das Aufschieben können extrem sein. Denn wenn wir unsere Ziele aufschieben – verschieben wir damit unser Leben.

Aufschieben ist eine gefühlsmäßige Reaktion auf etwas, das Sie zu tun haben. Deshalb ist es gut, mit dem rationalen Teil Ihres Gehirns zu definieren, wie hoch die Kosten des Prokrastinierens sind. Das hilft, aus dem feststeckenden Zustand (stuck state) herauszukommen.

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie aufschieben. Beobachten Sie zu jeder dieser Aufgaben oder Ziele, wie sich Ihr Aufschieben auswirkt. Wie wirkt es sich aus auf andere Bereiche wie Ihr Glück, Stress, Gesundheit, Finanzen und Ihre Beziehungen?

Vielleicht möchten Sie das mit einer Vertrauensperson oder einem Menschen in Ihrem Leben besprechen, der Sie gut kennt. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, was Sie das Aufschieben in Ihrem Leben insgesamt kostet.

7. Freunden Sie sich mit Ihrem Zukunfts-Ich an

Wir können nicht gut voraussagen, wie wir uns in der Zukunft fühlen werden. Häufig sind wir übermäßig optimistisch – und wenn es dann so weit ist, bricht unser Optimismus zusammen. Wird unsere Stimmung schlecht, knicken wir ein, um uns schnell wieder wohl zu fühlen. Wir prokrastinieren.

Forschungen haben gezeigt, dass wir die Tendenz haben, unsere Zukunfts-Ich wie eine völlig fremde Person zu behandeln. Deshalb halsen wir dem Zukunfts-Ich gnadenlos die gleiche Art von Last auf, die wir einem Fremden zumuten würden.

Die Lösung dafür? Freunden Sie sich besser mit Ihrem Zukunfts-Ich an:

  1. Schaffen Sie eine zukünftige Erinnerung. Stellen Sie sich vor, wie sie in Zukunft über dieses Projekt denken werden. Das ist sehr einfach  – zum Beispiel, wenn Sie überlegen, ob Sie einen Bericht heute oder nächste Woche schreiben wollen, stellen Sie sich Ihre zukünftige Erinnerung vor. Überlegen Sie sich, was Sie alles nächste Woche erledigen können, wenn Sie den Bericht jetzt starten.
  2. Stellen Sie sich Ihr zukünftiges Ich vor. Es erhöht die Zukunftskontinuität, sich seine eigenes Ich in der Zukunft vorzustellen. Je lebendiger sich Ihre spätere Version in der Zukunft anfühlt, desto besser.
  3. Schicken Sie eine E-Mail an Ihr zukünftiges Selbst. Mit http://www.brief-in-die-zukunft.de/ können Sie sich zu einem von Ihnen festgelegten Datum in der Zukunft eine E-Mail schicken. Das ist eine großartige Möglichkeit, die Lücke zwischen Ihrem gegenwärtigen und zukünftigen Ich zu schließen, indem Sie Ihrem zukünftigen Selbst sagen, wie Ihre gegenwärtigen Handlungen Ihr zukünftiges Ich besser machen.


8. Internet ausschalten, wenn Sie etwas erledigen müssen.

Studien zeigen es: Mehr als 47 % der Zeit, die Menschen online verbringen, dient dem Aufschieben.

Auf der einen Seite machen uns unsere Computer produktiv. Auf der anderen Seite sind unsere besten Werkzeuge auch unsere größten Zeitverschwender.

Um unsere Ziele tatsächlich zu erreichen, müssen wir uns von potenziellen Ablenkungen wie Social-Networking-Tools trennen. Das bedeutet: Facebook, LinkedIn, E-Mail auf dem Computer oder Smartphone beim Arbeiten auszuschalten. Schalten Sie sämtliche Benachrichtigungen aus und legen Sie Zeiten fest, wann Sie E-Mails abrufen oder Facebook anschauen.

Klingt hart? Wenn Sie das Aufschieben tatsächlich verringern wollen, ist das der Weg.

 

9. Definieren Sie Umsetzungsschritte

Aufgaben, die nicht klar definiert sind, sind mehrdeutig und oft unstrukturiert, was die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit ihnen zögern, deutlich erhöht. Wie oben gesagt, ist beispielsweise die Absicht „Ich mache eine Website“ viel zu unstrukturiert und zu groß, um erfolgreich voranzugehen. Was hilft? Definieren Sie machbare Umsetzungsschritte für eine große Aufgabe.

Gestalten Sie Ihre Aufgaben möglichst konkret. Denken Sie darüber nach, wann, wo und wie Sie sie durchführen werden. Listen Sie auf, wie genau Sie die Aufgaben umsetzen wollen – Schritt für Schritt.

Was dann passiert: Es wird klar, ob wir uns mit einer Absicht zu einem Ziel selbst belügen, indem wir die Aufgabe als zu groß definieren. „Ja, ich werde die Website-Texte am Wochenende schreiben“. Nicht klar ist, welche Seiten hier betextet werden sollen. So ist sowohl der Zeitrahmen als auch die Aufgabe zu weit gefasst.

Von allgemeinen Zielabsichten zu den spezifischen Umsetzungsschritten überzugehen, ist eine kognitive Technik. Sie durchdenken ein Projekt und legen fest: „Was soll ich wann machen?“  Diese Vorentscheidung ist wirklich wichtig, um anschließend die einzelnen Schritte in Ihre To-Do-Liste übertragen zu können und die Machbarkeit realistisch zu gestalten.

 

10. Verstehen Sie Prokrastination als ein Zeichen dafür, dass Sie sinnvollere Arbeit suchen sollten

Sinnvolle Aufgaben, die an sich lohnend sind, also intrinsisch motivieren, schieben wir seltener auf. Deshalb empfiehlt es sich, die Arbeit zu überprüfen, wenn Sie bemerken, dass Sie vieles aufschieben.

Prokrastination kann ein Symptom dafür sein, dass Ihr Leben nicht mit dem übereinstimmt, was Sie interessiert. Sie verschieben Dinge, weil Sie keine intrinsische Motivation in diesen Zielen sehen. Deshalb sollten Sie vielleicht etwas anderes tun.

In jedem Job gibt es Aufgaben, die wir unangenehm finden. Falls Sie sich aber ständig beim Aufschieben ertappen, weil Ihre Arbeit Sie nervt, ist es Zeit umzudenken. Es gibt dann sicher andere Jobs, die mehr auf Ihre Leidenschaften ausgerichtet sind. Bei solchen Tätigkeiten sind Sie von allein viel motivierter und produktiver.

 

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Woran Sie erkennen, dass Sie Nein sagen sollten

Haben Sie schon einmal Ja zu einer Aufgabe gesagt und sich insgeheim hinterher geärgert, dass Sie zugesagt haben? Oder haben Sie es schon einmal eine Zusatzaufgabe angenommen und die Umsetzung der Aufgabe dann ewig vor sich hergeschoben? Die Fähigkeit Nein zu sagen, ist nicht nur für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement wichtig, sondern auch für die eigene Zufriedenheit im Beruf und im Leben.

Haben Sie dazu schon mal Ja gesagt?

Ob im Beruf die scheinbar kleine Extra-Aufgabe erledigt werden soll „mal eben schnell bei Herrn Müller anzurufen“ – was dann doch nicht nur 5 Minuten dauert, sondern eine halbe Stunde, weil der Ansprechpartner mehrmals nicht erreichbar ist und doch viel mehr zu klären ist als angenommen – oder ob wir im privaten Umfeld die Bitte einen Kuchen für ein Sommerfest zu backen nicht abschlagen können, und dann eine Nachtschicht in der Küche am Backofen einlegen müssen… Jeder kennt es:  Wir sagen schnell Ja – und können oft nicht wirklich abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert und was wirklich auf uns zukommt, wenn wir sie annehmen.

Warum ein Ja Ihren Erfolg verhindert

Wenn Sie allerdings zu den Menschen gehören, denen Erfolg wichtig ist oder die bereits sehr eingespannt sind und viele Bälle in der Luft halten, dann wissen Sie, dass Sie nicht erfolgreich sein können, wenn Sie nicht in der Lage sind, an bestimmten Stellen Nein zu sagen – und dass Prioritäten das A und O für ein gutes Zeitmanagement sind. Es ist Fakt: Jeder Mensch, der erfolgreich sein will, muss zu gewissen Aufgaben, Pflichten, Angeboten und Anfragen, die an ihn herangetragen werden, Nein sagen. Denn klar ist: Mit manchen Tätigkeiten verschwenden Sie Zeit und Energie, wenn Sie keine Grenzen setzen. Wenn Sie solche Dinge dennoch tun, nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit nicht optimal. Sagen Sie deshalb nicht Ja zu Tätigkeiten, hinter denen Sie nicht wirklich stehen.

Eine Entscheidungshilfe

Welche Dinge wirklich wichtig für Sie sind, können nur Sie selbst entscheiden. Doch gibt es eine generelle Regel, die für alle Menschen gilt, selbst wenn wir noch so unterschiedlich sind und individuelle Ziele verfolgen. Die Regel lautet: Zukunftsdenken täuscht. Je weiter entfernt in der Zukunft die Aufgabe liegt, desto eher sagen wir Ja.

Zukunftsdenken täuscht

Stellen Sie sich vor, jemand bittet Sie um einen Gefallen. Jemand fragt Sie, ob Sie eine zusätzliche Aufgabe übernehmen wollen. Zum Beispiel fragt Sie Ihr Chef, ob Sie im Juli eine Präsentation halten wollen. Sofort springt unser menschliches Gehirn an und bewertet die Umstände. Allerdings bewertet unser Gehirn die Fakten in einer speziellen Art und Weise: Je weiter entfernt in der Zukunft die Aufgabe liegt, desto eher sagen wir Ja.

In Zukunft haben wir mehr Zeit

Prüfen Sie es doch einfach mal mit einem eigenen Gedankenspiel nach. Denken Sie an eine Sache, nach der Sie vor einiger Zeit gefragt wurden und bei der Sie Ja gesagt haben. Der Trick des Gehirns besteht darin, dass wir denken, dass wir in Zukunft viel mehr Zeit haben werden. Deshalb denken wir beispielsweise, dass wir zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr, beispielsweise im Juli, jede Menge Zeit haben werden. Und daraus folgern wir, dass wir im Juli diese neue Sache doch super schaffen könnten!

Wir denken über die Zukunft:

  • Mein Juli-Ich wird jede Menge Zeit haben.
  • Mein Juli-Ich wird wenig beschäftigt sein.
  • Mein Juli-Ich kann das wirklich auf sich nehmen und wird es locker schaffen.

Prüfen Sie die Wirklichkeit

Doch wie sieht die Situation in Wirklichkeit aus? Mit Sicherheit anders als Sie heute denken. Ihr Juli-Ich wird genauso viel zu tun haben, wie Sie bis heute schon immer zu tun hatten. Doch nun werden Sie im nächsten Juli auch noch diese zusätzliche Verpflichtung zu erledigen haben, die Sie noch on top auf sich genommen haben. Und zu der Sie offensichtlich nur mit mäßigem Enthusiasmus Ja gesagt haben.

Fragen Sie sich stattdessen:

  • Will ich das morgen tun?
  • Würde ich das gerne gleich morgen machen?

Vielleicht regt sich sofort Ihr Widerstand und Sie antworten: Aber morgen geht das nicht! Morgen habe ich überhaupt keine Zeit! So kurzfristig kann ich das absolut nicht machen! Achten Sie auf Ihre Reaktion und werten Sie sie realistisch aus: Wenn Sie in diesem Moment keinerlei Lust und Energie verspüren, so dass sie für diese Aufgabe andere Verpflichtungen am liebsten sofort absagen und die ganze Sache sofort mit Begeisterung anpacken und am liebsten gleich loslegen wollen – dann werden Sie voraussichtlich auch im nächsten Juli und in der Zukunft nicht die geringste Lust haben, das Ganze zu tun.

Bedenkzeit nehmen

Wenn Sie beim nächsten Mal jemand fragt, ob Sie eine Sache tun wollen, reflektieren Sie einen Moment innerlich. Eine Bedenkzeit gibt Ihnen die Möglichkeit, die Situation in Ruhe zu analysieren. Fragen Sie sich, ob Sie bereit wären, diese Aufgabe sofort oder morgen gleich zu tun. Lautet Ihre Antwort auf diese Fragen Nein oder Sie merken, dass Sie zögern – dann tun Sie es besser nicht. Sprechen Sie ein klares Nein aus. Oder falls Ihnen ein deutliches Nein schwerfällt, so wie vielen Menschen, sagen Sie: „Leider muss ich Nein sagen, aber wenn sich etwas ändert, melde ich mich bei Ihnen.“

Ja oder Nein im Vorfeld reflektieren

Möchten Sie mehr Ja zu sich selbst sagen oder hätten Sie gerne Rückendeckung zum Nein-Sagen? Ein Coaching kann Sie dabei wirkungsvoll unterstützen. Haben Sie Fragen dazu? Oder möchten Sie ein individuelles Thema besprechen? Senden Sie mir eine E-Mail und vereinbaren Sie einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch:  coach@gina-nauen.de