Keine losen Enden! Warum Sie Open Loops vermeiden sollten

Ist Ihnen das schon mal passiert? Sie sind gerade dabei, einen Artikel zu schreiben. Es läuft richtig gut, ein Gefühl von Flow stellt sich ein. Doch ein Telefonklingeln reißt Sie aus den Gedanken und aus dem Schreibfluss. Nach dem Gespräch sind Sie raus, was Sie schreiben wollten, tritt in den Hintergrund. Zwar wollen Sie noch an dem Artikel weiterschreiben, doch der Gesprächspartner hatte ein Thema mit Dringlichkeit, die Sache soll bis morgen fertig sein – und Sie kriegen das neue Thema nicht aus dem Kopf. Und so schließen Sie die Datei, legen den Artikel erstmal beiseite. Doch am nächsten Tag kommen sie auch nicht dazu, es kommt so vieles dazwischen…. Und so schlummert dieser halbfertige Artikel in der Ablage, bis er in Vergessenheit geraten ist. Und schon ist eine halbe Sache entstanden, die nicht fertig geworden ist.

Ständige Unterbrechungen

Wir werden ständig abgelenkt. Konzentration fällt schwer. Hereinkommende E-Mails, der Benachrichtigungston von WhatsApp, die Kollegen, die mit uns etwas besprechen wollen. Vieles fordert unsere Aufmerksamkeit. Doch es bringt uns nicht ans Ziel, wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf das lenken, was andere von uns wollen und womit wir von außen konfrontiert werden.

Zerstreutes Tun

Zwar gleichen wir normalerweise das Hin- und Herspringen zwischen Nachrichten, E-Mails und To-Dos aus, indem wir versuchen, alles gleichzeitig hinzukriegen. Doch die Zeiten, in denen wir uns mit einer anstehenden Aufgabe voll und ganz beschäftigen werden immer seltener. Fragen Sie sich: Wann sind Sie zuletzt im Flow längere Zeit an einer Aufgabe drangeblieben?

Vermeiden Sie lose Enden!

Unterbrechungen kosten uns Zeit. Nach jeder Unterbrechung brauchen wir bis zu 11 Minuten, um wieder in das Thema zurückzufinden. Der sogenannte Sägezahneffekt stellt sich ein, wenn sich das Stop-and-Go summiert. Doch viel schlimmer noch: Wir bringen viele Dinge nicht zu Ende. Wir lassen ein angefangenes Projekt liegen und machen nicht weiter. Das ist fatal. Denn halbfertige Dinge sind sogenannte „Open Loops“.

Open Loops sind ein psychologisches Phänomen. Lose Enden lösen den sogenannten Zeigarnik-Effekt aus: dieser besagt, dass Menschen sich an unterbrochene oder unfertige Dinge mehr erinnern als an fertiggestellte Dinge. Wenn sich unfertige Dinge häufen, führt das zu Erschöpfung und zu einem Gefühl von Stress und Überforderung. Halbfertige Dinge machen uns also nicht erfolgreich, sondern tragen zu einem Gefühl von Unzufriedenheit, Stress und mangelnder Selbstwirksamkeit bei. „Schließen Sie das lose Ende!“ rufe ich Ihnen daher zu. Und auch in meinen Kursen zum Zeit- und Selbstmanagement gebe ich diesen Tipp.

Beispiele für Open Loops:

  • Sie fangen an, einen Artikel zu schreiben, hören aber plötzlich mittendrin auf. Stattdessen checken Sie Ihr Handy ohne Grund. Sie öffnen Facebook oder LinkedIn und verlieren sich im Stream.
  • Sie probieren eine neue Sportroutine aus. Zwei Tage später lesen Sie von einem anderen „neuen“ Fitnessprogramm und probieren das zwischendurch aus. Sie machen kleine Fortschritte in beiden Programmen. Doch dann beginnen Sie schon wieder, nach etwas Besserem zu suchen.
  • Sie werfen einen schnellen Blick auf E-Mails in Ihrem Posteingang, während Sie mit jemandem telefonieren.
  • Sie beginnen voller Enthusiasmus einen Schal zu stricken, doch mittendrin hören sie auf und lassen das angefangene Strickstück liegen.

Welche Open Loops haben Sie?

Unabhängig davon, wie und wodurch diese losen Enden entstehen, das Ergebnis ist immer dasselbe: Nie widmet man sich ganz und mit längerer und voller Konzentration der Aufgabe und es dauert doppelt so lange, bis man zum Ergebnis kommt. Wenn sich offene Dinge häufen, führen sie zu höherer Belastung.

Wirklich konzentriert – ergibt hundert Prozent

Halbfertige Aufgaben sind übrigens auch der Grund, weshalb Sie am letzten Tag vor dem Urlaub (wo Sie sich richtig konzentrieren und zügig dranbleiben) so viel mehr schaffen als in den zwei Wochen davor (in denen Sie ständig abgelenkt sind).

Produktiver arbeiten durch Zeitblöcke

Natürlich kenne ich lose Enden auch aus eigener Erfahrung! Zum Beispiel habe ich bei diesen Blogbeitrag in drei Zeitblöcken an unterschiedlichen Tagen geschrieben. Absolut nicht ideal! Denn jedes Mal brauchte ich wieder Anfangsschwung, um wieder „reinzukommen“. Es lässt sich also nicht immer vermeiden, dass wir Aufgaben zerteilen. Doch wesentlich ist, dass wir dann dranbleiben! Für solche Arbeiten, die längere Zeit brauchen – und bei denen es schon vorher abzusehen ist, dass wir sie in mehreren Etappen erledigen müssen, besteht der Trick darin, Zeiträume zu blocken – zum Beispiel zwei Stunden oder täglich eine „goldene halbe Stunde“.  In diesen Zeitblöcken arbeite ich dann konzentriert an einem Thema – und alles andere bleibt rigoros ausgeschaltet.

Benachrichtigungen ausschalten

Für wichtige Aufgaben sind längere Zeitblöcke erforderlich, halbe oder ganze Tage. Wenn ich beispielsweise ein wichtiges Konzept oder ein Seminar bearbeite, bleibe ich mehrere Stunden (oder sogar einen ganzen Arbeitstag) an diesem einen Thema, um richtig tief einzutauchen und in der Materie drin zu sein. Ablenkungen dürfen dann nicht die Konzentration stören. Dazu deaktiviere ich die Benachrichtigungen bei meinen E-Mails und vermeide es um jeden Preis, Facebook oder andere Social Media Kanäle überhaupt zu öffnen. Hilfreich sind dazu beim Arbeiten Apps wie zum Beispiel Forest, die uns davon abhalten, auf dem Smartphone Whatsapp oder Messenger zu checken.

Fokussiert Arbeiten

Das vollständige Ausschalten von Benachrichtigungen und das Vermeiden von Ablenkungen sind der beste Weg, um in eine tiefe, fokussierte Arbeit einzusteigen und fragmentierte Sitzungen zu vermeiden, in denen nur halbe Sachen entstehen. Ein großer Pluspunkt ist übrigens, dass man am Ende ein fertiges Ergebnis steht. Ja, es hat einen ganzen Tag gedauert, aber am Abend steht das Webinar oder der Vortrag. Und es ist eine runde Sache.

Mich interessiert es sehr, wie Sie über diese Frage denken:

• Was würde sich ändern, wenn Sie sich vornehmen, keine Open Loops mehr zu produzieren?

Schreiben Sie mir einen Kommentar, welche Tipps Sie haben, um keine Open Loops entstehen zu lassen.

Mehr Fokus – bessere Ergebnisse

Wie fokussiert arbeiten Sie? Die meisten Menschen wissen intuitiv, dass es wichtig ist, konzentriert zu sein. Bei den vielen Ablenkungen im Alltag fällt es häufig schwer, bei einer Sache zu bleiben. Doch wirkliche gute Ergebnisse erreichen wir nur dann, wenn wir uns fokussieren. Verteilen wir unsere Aufmerksamkeit auf viele verschiedene Dinge, erreichen wir kleine und schrittweise Fortschritte. Doch erst wenn wir uns auf etwas fokussieren, schaffen wir große Ergebnisse.

Aufmerksamkeit ist nicht teilbar

Der Versuch, mit Multitasking mehr zu schaffen, hilft nicht dabei, produktiver zu sein und in kürzerer Zeit mehr Ergebnisse zu erreichen. Im Gegenteil: Wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf unterschiedliche Aufgaben aufsplittern, verringert das unsere Effektivität und Produktivität.

Falls Sie daran zweifeln, versuchen Sie doch mal, eine E-Mail an den Redakteur eines Magazins zu schreiben und gleichzeitig mit einem Kunden zu telefonieren. Wahrscheinlich werden Sie es irgendwie hinkriegen. Allerdings wird bei beiden Aktivitäten die Qualität nicht optimal sein. Um eine Sache wirklich gut zu machen, bedarf es Ihrer vollen Aufmerksamkeit.

Wie erreichen Sie mehr Fokus?

1. Verfolgen Sie nur eine einzige Aufgabe zu ihrer Zeit.

2. Schalten Sie Ablenkungen aus.

3. Planen Sie jeden Tag Ihre Zeit. Wählen Sie jeden Tag die eine wichtigste Sache aus, die Sie erledigen wollen. Konzentrieren Sie sich nur darauf.

Allein die Anwendung dieser einfachen Regel wird Ihnen helfen, mehr Fokus in Ihrem Berufs- und Privatleben zu halten. Sie werden damit merklich bessere Ergebnisse erzielen.