Keine losen Enden! Warum Sie Open Loops vermeiden sollten

Ist Ihnen das schon mal passiert? Sie sind gerade dabei, einen Artikel zu schreiben. Es läuft richtig gut, ein Gefühl von Flow stellt sich ein. Doch ein Telefonklingeln reißt Sie aus den Gedanken und aus dem Schreibfluss. Nach dem Gespräch sind Sie raus, was Sie schreiben wollten, tritt in den Hintergrund. Zwar wollen Sie noch an dem Artikel weiterschreiben, doch der Gesprächspartner hatte ein Thema mit Dringlichkeit, die Sache soll bis morgen fertig sein – und Sie kriegen das neue Thema nicht aus dem Kopf. Und so schließen Sie die Datei, legen den Artikel erstmal beiseite. Doch am nächsten Tag kommen sie auch nicht dazu, es kommt so vieles dazwischen…. Und so schlummert dieser halbfertige Artikel in der Ablage, bis er in Vergessenheit geraten ist. Und schon ist eine halbe Sache entstanden, die nicht fertig geworden ist.

Ständige Unterbrechungen

Wir werden ständig abgelenkt. Konzentration fällt schwer. Hereinkommende E-Mails, der Benachrichtigungston von WhatsApp, die Kollegen, die mit uns etwas besprechen wollen. Vieles fordert unsere Aufmerksamkeit. Doch es bringt uns nicht ans Ziel, wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf das lenken, was andere von uns wollen und womit wir von außen konfrontiert werden.

Zerstreutes Tun

Zwar gleichen wir normalerweise das Hin- und Herspringen zwischen Nachrichten, E-Mails und To-Dos aus, indem wir versuchen, alles gleichzeitig hinzukriegen. Doch die Zeiten, in denen wir uns mit einer anstehenden Aufgabe voll und ganz beschäftigen werden immer seltener. Fragen Sie sich: Wann sind Sie zuletzt im Flow längere Zeit an einer Aufgabe drangeblieben?

Vermeiden Sie lose Enden!

Unterbrechungen kosten uns Zeit. Nach jeder Unterbrechung brauchen wir bis zu 11 Minuten, um wieder in das Thema zurückzufinden. Der sogenannte Sägezahneffekt stellt sich ein, wenn sich das Stop-and-Go summiert. Doch viel schlimmer noch: Wir bringen viele Dinge nicht zu Ende. Wir lassen ein angefangenes Projekt liegen und machen nicht weiter. Das ist fatal. Denn halbfertige Dinge sind sogenannte „Open Loops“.

Open Loops sind ein psychologisches Phänomen. Lose Enden lösen den sogenannten Zeigarnik-Effekt aus: dieser besagt, dass Menschen sich an unterbrochene oder unfertige Dinge mehr erinnern als an fertiggestellte Dinge. Wenn sich unfertige Dinge häufen, führt das zu Erschöpfung und zu einem Gefühl von Stress und Überforderung. Halbfertige Dinge machen uns also nicht erfolgreich, sondern tragen zu einem Gefühl von Unzufriedenheit, Stress und mangelnder Selbstwirksamkeit bei. „Schließen Sie das lose Ende!“ rufe ich Ihnen daher zu. Und auch in meinen Kursen zum Zeit- und Selbstmanagement gebe ich diesen Tipp.

Beispiele für Open Loops:

  • Sie fangen an, einen Artikel zu schreiben, hören aber plötzlich mittendrin auf. Stattdessen checken Sie Ihr Handy ohne Grund. Sie öffnen Facebook oder LinkedIn und verlieren sich im Stream.
  • Sie probieren eine neue Sportroutine aus. Zwei Tage später lesen Sie von einem anderen „neuen“ Fitnessprogramm und probieren das zwischendurch aus. Sie machen kleine Fortschritte in beiden Programmen. Doch dann beginnen Sie schon wieder, nach etwas Besserem zu suchen.
  • Sie werfen einen schnellen Blick auf E-Mails in Ihrem Posteingang, während Sie mit jemandem telefonieren.
  • Sie beginnen voller Enthusiasmus einen Schal zu stricken, doch mittendrin hören sie auf und lassen das angefangene Strickstück liegen.

Welche Open Loops haben Sie?

Unabhängig davon, wie und wodurch diese losen Enden entstehen, das Ergebnis ist immer dasselbe: Nie widmet man sich ganz und mit längerer und voller Konzentration der Aufgabe und es dauert doppelt so lange, bis man zum Ergebnis kommt. Wenn sich offene Dinge häufen, führen sie zu höherer Belastung.

Wirklich konzentriert – ergibt hundert Prozent

Halbfertige Aufgaben sind übrigens auch der Grund, weshalb Sie am letzten Tag vor dem Urlaub (wo Sie sich richtig konzentrieren und zügig dranbleiben) so viel mehr schaffen als in den zwei Wochen davor (in denen Sie ständig abgelenkt sind).

Produktiver arbeiten durch Zeitblöcke

Natürlich kenne ich lose Enden auch aus eigener Erfahrung! Zum Beispiel habe ich bei diesen Blogbeitrag in drei Zeitblöcken an unterschiedlichen Tagen geschrieben. Absolut nicht ideal! Denn jedes Mal brauchte ich wieder Anfangsschwung, um wieder „reinzukommen“. Es lässt sich also nicht immer vermeiden, dass wir Aufgaben zerteilen. Doch wesentlich ist, dass wir dann dranbleiben! Für solche Arbeiten, die längere Zeit brauchen – und bei denen es schon vorher abzusehen ist, dass wir sie in mehreren Etappen erledigen müssen, besteht der Trick darin, Zeiträume zu blocken – zum Beispiel zwei Stunden oder täglich eine „goldene halbe Stunde“.  In diesen Zeitblöcken arbeite ich dann konzentriert an einem Thema – und alles andere bleibt rigoros ausgeschaltet.

Benachrichtigungen ausschalten

Für wichtige Aufgaben sind längere Zeitblöcke erforderlich, halbe oder ganze Tage. Wenn ich beispielsweise ein wichtiges Konzept oder ein Seminar bearbeite, bleibe ich mehrere Stunden (oder sogar einen ganzen Arbeitstag) an diesem einen Thema, um richtig tief einzutauchen und in der Materie drin zu sein. Ablenkungen dürfen dann nicht die Konzentration stören. Dazu deaktiviere ich die Benachrichtigungen bei meinen E-Mails und vermeide es um jeden Preis, Facebook oder andere Social Media Kanäle überhaupt zu öffnen. Hilfreich sind dazu beim Arbeiten Apps wie zum Beispiel Forest, die uns davon abhalten, auf dem Smartphone Whatsapp oder Messenger zu checken.

Fokussiert Arbeiten

Das vollständige Ausschalten von Benachrichtigungen und das Vermeiden von Ablenkungen sind der beste Weg, um in eine tiefe, fokussierte Arbeit einzusteigen und fragmentierte Sitzungen zu vermeiden, in denen nur halbe Sachen entstehen. Ein großer Pluspunkt ist übrigens, dass man am Ende ein fertiges Ergebnis steht. Ja, es hat einen ganzen Tag gedauert, aber am Abend steht das Webinar oder der Vortrag. Und es ist eine runde Sache.

Mich interessiert es sehr, wie Sie über diese Frage denken:

• Was würde sich ändern, wenn Sie sich vornehmen, keine Open Loops mehr zu produzieren?

Schreiben Sie mir einen Kommentar, welche Tipps Sie haben, um keine Open Loops entstehen zu lassen.

Wie ich mehr geregelt kriege

Mein kreativer Alltag als Business Coach, Trainerin und Marketingberaterin mit meiner Agentur Vitamin11 Marketing gleicht an manchen Tagen einer Jongliernummer: Viele Bälle sind in der Luft zu halten. Aufgaben sind gleichzeitig zu erledigen, Termine sind eng getaktet und kurzfristige Aufträge kommen hinzu.

Da ich so gerne all diese Bälle jongliere, beschäftige ich mit schon seit vielen Jahren mit Zeit- und Selbstmanagement.

Dennoch: Auch bei mir nahmen bis Herbst letzten Jahres die Post-its auf dem Schreibtisch überhand, die To-Do-Liste schien never ending zu sein und abends saß ich manchmal bis spät noch im Büro. Das sollte sich ändern! Abhilfe versprach ein Online-Programm speziell für Unternehmerinnen, die überwiegend im Home Office arbeiten:

Online-Programm „Home Sweet Office“

Meine eigenen Strukturen in meiner Agentur zu verbessern, war mein Ziel, mit dem ich vor einem Jahr in das Online-Programm „Home Sweet Office“ von Claudia Kauscheder gestartet bin. Mein Wunsch war, noch wesentlich produktiver zu werden und einen guten Energielevel langfristig halten zu können.

Ein Produktivitätsbooster

Ehrlich gesagt, hatte ich mir von dem Kurs nicht so viel erwartet. Ich habe schon einige Online-Programme gebucht, doch meistens bestehen sie aus Videos, die man selbst anschauen und bearbeiten darf – mit der Durchführung und Umsetzung stehst du alleine da.

Umfassendes Programm

Deshalb war ich extrem positiv überrascht vom Home Sweet Office! Dieses Programm hat meine Erwartungen bei weitem übertroffen! Der Kurs beinhaltet nicht nur Videos, schriftliche Anleitungen, Podcasts und Erklärungen sowie wöchentliche Inputs per E-Mail, sondern darüber hinaus eine supergute Vernetzung in einer Facebook-Gruppe. Für die Vertiefung und Umsetzung gibt es wöchentliche Live-Meetings mit Claudia und den Teilnehmerinnen. Das Sahnehäubchen ist das CoWorking, ein Tag, an dem alle Teilnehmerinnen sich in einem Zoom-Raum treffen und gemeinsam arbeiten.

Technische Tools verständlich erklärt

In dem Programm erklärt Claudia Kauscheder in wöchentlichen Modulen nicht nur die wichtigsten Zeitmanagement-Methoden, sondern zeigt auch diverse Tools, die den Alltag vereinfachen. Tools, die ich gelernt habe, sind zum Beispiel Phrase Express und die To-Do-Liste mit Trello zu führen. Was mich an den Erklärungen von Claudia besonders begeistert: Auch Menschen, die nicht so technisch bewandert sind, können ihre Erklärungen supergut verstehen!

Zero Inbox

Mein erstes Aha-Erlebnis hatte ich mit Zero Inbox. Das bedeutet, dass am Abend jeden Tages der E-Mail-Posteingang leer ist. Bis zu dem Programm bestand mein E-Mail-Postfach aus einer überquellenden, endlosen Liste von E-Mails. Doch Claudia erklärte uns in ihrer geduldigen Art, dass ein Berg an E-Mails auf unser Gehirn wirkt als sei viel zu tun – „eine große Menge wirkt wie viel zu tun, also anstrengend“ erläuterte sie, und das leuchtete mir ein. So begann ich Zero Inbox umzusetzen. Zum Glück zeigte sie uns sehr effektive Methoden, wie wir damit anfangen können – und so kam ich wirklich zu Zero Inbox und einem guten Gefühl, das Postfach endlich im Griff zu haben! Zero Inbox – jeden Tag – das ist ein tolles Gefühl, die Dinge im Griff zu haben!

Höhere Effizienz

Nach diesem Erfolg, kamen weitere Effizienzbooster wie die wöchentliche Buchhaltung auf dem aktuellen Stand zu halten, Textbausteine mit Phrase Express abzuspeichern, Wochen- und Monatsplanung und viele, viele weitere wertvolle Inhalte hinzu.

Neue Kolleginnen im CoWorking

Neben den Inhalten, die großartig sind und mich wirklich weitergebracht haben, ist ein großer Vorteil an dem Programm das CoWorking mit anderen Teilnehmerinnen.

An dem Programm nehmen in jedem Durchlauf mehr als 20 Solopreneurinnen teil, die alle ein Thema eint, nämlich, dass sie im Home Office sitzen. Alleine im Büro zu arbeiten, kann an manchen Tagen ziemlich öd sein. Daher ist es eine große Freude, die anderen Unternehmerinnen – wie Kolleginnen in einem virtuellen Raum zu treffen.

Master Class „HSO Gold“

Nach dem halbjährigen Home Sweet Office gibt es eine Verlängerungsmöglichkeit für ein weiteres halbes Jahr. Diese Verlängerung besteht nicht nur in der Wiederholung der Inhalte (die sowieso dauerhaft freigeschaltet sind), sondern bietet eine kleine Mastermind-Gruppe, die sich regelmäßig (online) trifft und in der Teilnehmerinnen sich gegenseitig bei ihren Themen unterstützen. Diese HSO Gold habe ich seit 2019 ebenfalls wahrgenommen und sehr viele Impulse daraus mitgenommen.

Strukturiertes Arbeiten im Home Office

Heute ist mein Office sehr viel strukturierter: Auf meinem Tisch liegen keine Post-its mehr – alle Aufgaben sind priorisiert und in der Online-To-do-Liste Trello abgelegt. Mein E-Mail-Postfach ist aufgeräumt und hat abends Zero Inbox. Ich habe einen guten Überblick über To-Dos und Termine. Die Buchhaltung ist aufgeräumt und ich habe klaren Überblick über meine Finanzen. Ich habe mir Zeiten freigeräumt für eigene Marketingaktivitäten und komme endlich dazu, mein Blog zu schreiben. Es hat sich hundertprozentig gelohnt!

Das Programm Home Sweet Office startet im Herbst 2019 wieder und wer noch überlegt, ob sich die Teilnahme lohnt: Ja! Es lohnt sich!

Was sind deine Produktivitätstipps für den Endspurt bis zum Jahresende?

Selbst- und Zeitmanagement im digitalen Zeitalter

Workshop und Einzelcoaching von 42trainings* und Vitamin11 Marketing

Parallele Projekte und Tasks, kurzfristige Deadlines und ungeduldige Chefs, Kunden und Kollegen … Der Berufsalltag vieler Menschen gleicht einem Drahtseilakt. Gibt es überhaupt einen Ausweg aus der Stressfalle? Allgemeine Ratschläge nützen hier meist wenig. Der Workshop „Selbst- und Zeitmanagement“ und das anschließende Coaching von 42trainings*, der neuen Division der Münchner Kommunikationsagentur 42ponies*, begleiten jeden einzelnen Teilnehmer ganz persönlich dabei, eine funktionierende Strategie zu entwickeln. Zielgruppe sind Fach- und Führungskräfte, Mitarbeiter sowie Selbstständige, Freiberufler und Kreative. Das Konzept ist sowohl als Inhouse-Training als auch als offenes Training bei den 42ponies* möglich.

Hinter dem neuen Trainingskonzept stehen Gina Nauen (Vitamin11) und Bettina Nissum (42ponies*), beides erfahrene zertifizierte Coaches (dvct) und langjährige Kommunikationsexpertinnen. Sie haben in ihrem Alltag alle Tools selbst erprobt und präsentieren nur wirklich praktikable Ansätze. Ihre Zeitmanagement-Techniken, Checklisten und Tools zum Selbstmanagement sind nach maximaler Effizienz und Praxistauglichkeit gewählt.

Umsetzung mit Coaching sichern

Kaum einer, der heute nicht von den täglichen Anforderungen und Aufgaben überlastet ist. Die Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „dringend“ fällt schwer, vor allem, wenn die Ziele und Werte nicht geklärt sind. Kurzfristige Kurse oder Bücher helfen an dieser Stelle oft nicht weiter, weil sie die individuelle Situation nicht berücksichtigen und keine langfristige Veränderung bewirken. Neu Gelerntes im Alltag umzusetzen, ist auch nicht leicht. Deshalb werden die Teilnehmer bei 42trainings* mit ihren Erkenntnissen nicht allein gelassen und beim Etablieren ihrer persönlichen Zeitmanagement-Strategie begleitet.

Effektives Zeitmanagement

Zunächst aber geht es in einem halben Tag Gruppenarbeit darum, die eigenen Störfaktoren und Verbesserungspotenziale für effektives Zeit- und Selbstmanagement im digitalen Zeitalter aufzudecken. Die inneren Persönlichkeitsanteile werden identifiziert, die dazu führen, dass das eigene Zeitmanagement nicht funktioniert und Stress oder Konflikte mit anderen entstehen. Davon ausgehend setzen sich die Teilnehmer die Ziele für ihre persönliche Veränderung.
Individuelles Coaching

An den Workshop schließt sich das individuelle Coaching an, wahlweise über drei, sechs oder zwölf Monate. Gina Nauen und Bettina Nissum unterstützen jeden Einzelnen bei der Umsetzung seiner persönlichen Ziele im Alltag. Das Live-Coaching per Skype, Telefon oder Face-to-Face fördert die Motivation, die guten Vorsätze endlich wirklich umzusetzen und langfristig dranzubleiben.

Die Termine für die Inhouse-Trainings sind frei vereinbar.
Nähere Informationen zum Workshop mit Coaching:
www.42trainings.com

Bei Rückfragen:

Gina Nauen
Vitamin11 Marketingberatung
coaching@42trainings.com
09951 – 600 601

Bettina Nissum
42ponies GmbH
coaching@42trainings.com
089/21 54100 13

Website: www.42trainings.com

Seminar: Energie- statt Zeitmanagement

Ständige Zeitnot, immer mehr Arbeit – gibt es da einen Ausweg? Wie kann ich meine Energie stärken und wie den Stress reduzieren?

Zeit- und Selbstmanagement ist dann erfolgreich, wenn es nicht allein eine Sammlung an Regeln bedeutet, sondern individuell an die eigene Person und ihre Arbeits- und Lebensbedingungen angepasst ist. Sie lernen das Modell der Energiebatterie kennen und erhalten praktische Anregungen, wie Sie Ihre Energiereserven wirksam aufladen können.

Die Dozentin ist zertifizierter Business Coach und Diplom Kauffrau und verfügt als selbstständige Marketingberaterin über hohe Kompetenz im Zeit- und Selbstmanagement.

Mi, 14. März 2018, 19.00 – 20.30 Uhr

Veranstaltungsort: VHS Landau, Raum 201

Kursgebühr: 9,00€

Dozentin: Gina Nauen, Dipl.-Kauffrau, Business Coach

Hier Klicken zur Anmeldung direkt bei der VHS Landau